Rechtliches

Datenschutz

WFT GmbH, Stand 19.10.2026

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung ist:

WFT GmbH, Maitisgasse 6, 3400 Klosterneuburg, Österreich

Telefon: +43 2243 83468

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt, da die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür nicht vorliegen. Für alle Anliegen zum Datenschutz erreichen Sie uns unter der genannten Adresse.

2. Grundsätze

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies für die Bereitstellung unserer Website, für die Beantwortung Ihrer Anfragen, für die Anbahnung und Abwicklung von Geschäftsbeziehungen oder aufgrund gesetzlicher Verpflichtungen erforderlich ist. Nachstehend informieren wir Sie darüber, welche Daten wir zu welchem Zweck und auf welcher Rechtsgrundlage verarbeiten.

3. Aufruf der Website und Server-Logdateien

Beim Aufruf unserer Website werden durch unseren Hostinganbieter World4You (siehe Abschnitt 4) automatisch Daten verarbeitet, die Ihr Browser übermittelt. Dies sind insbesondere die IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, die aufgerufene Seite, der übermittelte Statuscode, die übertragene Datenmenge sowie Angaben zu Browser und Betriebssystem.

Zweck: technische Bereitstellung der Website, Gewährleistung der Systemsicherheit und Stabilität sowie Fehleranalyse. Außerdem erstellt unser Hostinganbieter daraus eine zusammengefasste Zugriffsstatistik, siehe Abschnitt 10.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren und störungsfreien Betrieb der Website.

Speicherdauer: Die Daten werden vom Hostinganbieter nach zwei Wochen automatisch gelöscht.

4. Hosting der Website

Unsere Website wird bei der World4You Internet Services GmbH, Wolfgang-Pauli-Straße 2, 4020 Linz, Österreich, betrieben. World4You stellt in unserem Auftrag die Server bereit, auf denen unsere Website, unsere Formulare und die über die Formulare gespeicherten Daten liegen, und verarbeitet dabei die beim Besuch der Website anfallenden Daten.

Mit World4You besteht ein Vertrag über die Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Darin verpflichtet sich World4You, die Daten nur nach unseren Weisungen und unter Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung zu verarbeiten. World4You betreibt ein eigenes Rechenzentrum in Österreich. Die Verarbeitung findet in der Europäischen Union oder im Europäischen Wirtschaftsraum statt, und auch die weiteren Auftragsverarbeiter, die World4You einsetzt, haben ihren Sitz in der Europäischen Union.

Auch die Schriften und die Erklärvideos auf unserer Website werden von diesem Server geladen. Inhalte anderer Anbieter, etwa Schriftarten von Google, Videos von YouTube oder eingebettete Karten, binden wir nicht ein.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, berechtigtes Interesse an einem zuverlässigen und sicheren Betrieb der Website. Für die Daten aus unseren Formularen gilt die in den Abschnitten 6 bis 9 jeweils genannte Rechtsgrundlage.

5. E-Mail

Wenn Sie uns eine E-Mail schreiben oder eines unserer Formulare absenden, gehen die Nachrichten in unsere E-Mail-Postfächer. Diese betreiben wir bei Microsoft 365. Anbieter ist die Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland. Microsoft verarbeitet die Daten in unserem Auftrag auf Grundlage eines Vertrags über die Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

Die Daten werden in Rechenzentren in der Europäischen Union gespeichert. Ein Zugriff durch die Muttergesellschaft Microsoft Corporation in den Vereinigten Staaten, etwa im Rahmen von Wartung und Support, kann nicht ausgeschlossen werden. Die Microsoft Corporation ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Eine solche Übermittlung stützt sich auf den Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission nach Art. 45 DSGVO und ergänzend auf Standardvertragsklauseln.

Die E-Mails, die unsere Formulare erzeugen, versendet unser Webserver bei World4You.

Rechtsgrundlage: Für den Inhalt Ihrer Nachricht gilt die Rechtsgrundlage des jeweiligen Zwecks, etwa Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei Angebotsanfragen. Der Einsatz von Microsoft 365 beruht auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, unserem berechtigten Interesse an einer zuverlässigen und sicheren E-Mail-Kommunikation.

6. Kontaktaufnahme, Kontaktformular und Kellerplaner

Wenn Sie uns per E-Mail oder telefonisch kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen mitgeteilten Angaben, um Ihre Anfrage zu bearbeiten. Auf unserer Website können Sie uns außerdem über das Kontaktformular eine Nachricht senden oder mit dem Kellerplaner Schritt für Schritt eine Angebotsanfrage zusammenstellen.

Verarbeitete Daten: Ihr Name und Ihre E-Mail-Adresse als Pflichtangaben, freiwillig der Name Ihres Weinguts oder Betriebs, Ihr Standort, Ihre Telefonnummer und Ihre Nachricht. Im Kellerplaner kommen Ihre Antworten zu Ihrem Keller und Ihrem Vorhaben hinzu, etwa zur Zahl der Tanks und zu den gewünschten Funktionen, im Kontaktformular die Zahl Ihrer Gärtanks und die gewählten Themen. Dazu speichern wir die Sprache der Seite, den Zeitpunkt der Anfrage, den Zeitpunkt, zu dem Sie den Hinweis zu Datenschutzerklärung und AGB bestätigt haben, und ob Sie den Newsletter gewünscht haben.

Nach dem Absenden geschieht Folgendes:

Ihre Angaben werden per E-Mail an unser Postfach service@vinpilot.com gesendet, damit sich unser Team um Ihre Anfrage kümmert.
Zusätzlich speichern wir Ihre Anfrage auf unserem Server bei World4You in einer geschützten Datei, die aus dem Internet nicht abrufbar ist. Sie dient als Sicherung, falls eine E-Mail nicht ankommt, und als Übersicht über die eingegangenen Anfragen. Zugriff haben nur berechtigte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter über einen passwortgeschützten Bereich.
Sie erhalten eine Bestätigung per E-Mail mit Ihren Angaben. Diese E-Mail enthält keine Werbung.
Wenn Sie zusätzlich den Newsletter gewählt haben, erhalten Sie eine eigene E-Mail mit einem Bestätigungslink (siehe Abschnitt 7).

Vor dem Absenden bestätigen Sie, dass Sie diese Datenschutzerklärung gelesen haben und unsere AGB akzeptieren. Diese Bestätigung ist keine Einwilligung in die Datenverarbeitung. Die Verarbeitung Ihrer Anfrage beruht auf den nachstehenden Rechtsgrundlagen.

Zweck: Bearbeitung Ihrer Anfrage, Rückfragen zu Ihrem Vorhaben und gegebenenfalls Vorbereitung eines Angebots.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Ihre Anfrage auf den Abschluss oder die Durchführung eines Vertrages gerichtet ist (vorvertragliche Maßnahmen auf Ihre Anfrage). Bei sonstigen Anfragen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, unser berechtigtes Interesse an der Beantwortung Ihres Anliegens.

Speicherdauer: Anfragen, aus denen kein Auftrag entsteht, löschen wir drei Jahre nach Ende des Kalenderjahres, in dem sie eingegangen sind. Führt Ihre Anfrage zu einem Auftrag, gelten die Aufbewahrungsfristen nach Abschnitt 12.

Mit unserem Newsletter informieren wir Sie über Neuigkeiten zu VinPilot® und zur Automatisierung im Weinkeller. Sie können ihn abonnieren, indem Sie im Kontaktformular oder im Kellerplaner den entsprechenden Haken setzen.

Die Anmeldung erfolgt im sogenannten Double-Opt-in-Verfahren: Nach der Anmeldung erhalten Sie eine E-Mail mit einem Bestätigungslink. Erst wenn Sie diesen Link anklicken, ist Ihre Anmeldung wirksam. Bestätigen Sie die Anmeldung nicht, erhalten Sie keinen Newsletter. Nach der Bestätigung senden wir Ihnen eine kurze E-Mail mit einem Link zur Abmeldung.

Wir führen die Liste der Empfängerinnen und Empfänger selbst auf unserem Server bei World4You. Gespeichert werden Ihre E-Mail-Adresse, Ihr Name, sofern Sie ihn angegeben haben, die Sprache, das Formular, über das Sie sich angemeldet haben, der Stand Ihrer Anmeldung, die Zeitpunkte von Anmeldung, Bestätigung und gegebenenfalls Abmeldung sowie ein zufällig erzeugter Schlüssel für die Links zur Bestätigung und zur Abmeldung. Ihre IP-Adresse speichern wir dabei nicht.

Einen externen Dienst für den Versand des Newsletters setzen wir derzeit nicht ein. Wenn wir künftig einen solchen Dienst nutzen, ergänzen wir diese Erklärung vorher.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, Ihre Einwilligung. Die Zusendung elektronischer Post zu Werbezwecken erfolgt gemäß § 174 TKG 2021 nur mit Ihrer vorherigen Einwilligung. Die Speicherung der Zeitpunkte von Anmeldung und Bestätigung dient dem Nachweis Ihrer Einwilligung und beruht auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Abmeldung: Sie können den Newsletter jederzeit abbestellen und damit Ihre Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Verwenden Sie hierfür den Abmeldelink in jeder Newsletter-E-Mail oder senden Sie uns eine Nachricht an die oben genannte Adresse. Die Abmeldung über den Link wirkt sofort.

Speicherdauer: Ihre Daten speichern wir, bis Sie sich abmelden. Unbestätigte Anmeldungen löschen wir nach 30 Tagen. Nach einer Abmeldung bewahren wir nur noch Ihre E-Mail-Adresse, die Zeitpunkte von Anmeldung, Bestätigung und Abmeldung und das Formular, über das Sie sich angemeldet haben, drei Jahre als Nachweis auf und löschen sie danach. Für den Versand verwenden wir diese Daten nicht mehr.

8. Bewerbungen

Auf unserer Karriere-Seite können Sie sich über ein Formular bei uns bewerben. Dabei verarbeiten wir Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse als Pflichtangaben, freiwillig Ihre Telefonnummer, den Bereich, für den Sie sich interessieren, Ihre Nachricht und, wenn Sie ihn hochladen, Ihren Lebenslauf.

Ihre Bewerbung wird als E-Mail mit dem Lebenslauf als Anhang an ein internes Postfach unserer Geschäftsführung gesendet. Auf unserem Webserver wird die Bewerbung nicht gespeichert. Die hochgeladene Datei wird nur für die Dauer der Übertragung kurz zwischengespeichert und danach automatisch gelöscht. Zugriff auf Ihre Bewerbung haben nur die Personen, die an der Auswahl beteiligt sind.

Zweck: Durchführung des Bewerbungsverfahrens.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, Maßnahmen zur Anbahnung eines Arbeitsverhältnisses auf Ihre Anfrage. Die Aufbewahrung nach einer Absage beruht auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, unserem berechtigten Interesse an der Abwehr möglicher Rechtsansprüche.

Speicherdauer: Kommt kein Arbeitsverhältnis zustande, löschen wir Ihre Bewerbungsunterlagen sieben Monate nach der Absage. Innerhalb dieser Zeit können Ansprüche nach dem Gleichbehandlungsgesetz geltend gemacht werden. Eine längere Aufbewahrung für künftige Stellen erfolgt nur mit Ihrer Einwilligung. Wird ein Arbeitsverhältnis begründet, nehmen wir die Unterlagen in den Personalakt auf.

9. Schutz der Formulare vor Missbrauch

Damit unsere Formulare nicht von Programmen massenhaft missbraucht werden, setzen wir einfache technische Vorkehrungen ein. Dienste anderer Anbieter, etwa Captcha-Dienste, verwenden wir dafür nicht.

Ein für Menschen unsichtbares Feld muss leer bleiben, und ein Formular muss vor dem Absenden einige Sekunden geöffnet gewesen sein. Dafür werden keine personenbezogenen Daten gespeichert.
Beim Kontaktformular, beim Kellerplaner und bei der Newsletter-Anmeldung begrenzen wir, wie oft von einem Internetanschluss aus innerhalb kurzer Zeit gesendet werden kann. Dazu bilden wir aus Ihrer IP-Adresse und einem geheimen Zusatzwert einen gekürzten Prüfwert, der die IP-Adresse nicht im Klartext enthält, und speichern ihn zusammen mit dem Zeitpunkt der Sendung auf unserem Server. Die IP-Adresse selbst speichern wir nicht. Die Prüfwerte werden nach höchstens einer Stunde automatisch gelöscht.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im Schutz unserer Website und unserer Postfächer vor Missbrauch und unerwünschten Massensendungen.

10. Cookies und Zugriffsstatistik

Die öffentlich zugänglichen Seiten unserer Website setzen keine Cookies. Sie speichern auch sonst keine Informationen auf Ihrem Gerät und lesen keine von dort aus. Werkzeuge anderer Anbieter zur Reichweitenmessung oder Analyse, etwa Google Analytics oder den Google Tag Manager, verwenden wir nicht. Deshalb zeigen wir keinen Hinweis zur Einwilligung in Cookies an.

Aus den Server-Logdateien (Abschnitt 3) erstellt unser Hostinganbieter World4You automatisch eine einfache Zugriffsstatistik. Sie enthält zusammengefasste Zahlen, etwa die Zahl der Aufrufe je Tag und Monat, die meistgenutzten Seiten und die Seiten, über die Besucherinnen und Besucher zu uns kommen. IP-Adressen zeigt sie nicht. Die Statistik ist nur für uns mit Passwort zugänglich. Wir bilden daraus keine Nutzerprofile und führen sie nicht mit anderen Daten zusammen.

Zweck: Wir möchten wissen, wie oft unsere Website besucht wird und welche Inhalte gefragt sind, um sie zu verbessern.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der statistischen Auswertung der Nutzung unserer Website. Die Server-Logdateien selbst werden nach zwei Wochen gelöscht (Abschnitt 3), die zusammengefassten Zahlen haben keinen Bezug zu einzelnen Personen.

Sollten wir künftig eine weitergehende Reichweitenmessung einsetzen, passen wir diese Datenschutzerklärung vorher an.

11. Verweise auf soziale Netzwerke

Auf unserer Website finden Sie Verweise auf unsere Auftritte bei Instagram und Facebook. Es handelt sich um einfache Verlinkungen. Eine Datenübermittlung an diese Anbieter erfolgt erst, wenn Sie den jeweiligen Link anklicken. Für die weitere Verarbeitung ist dann der jeweilige Anbieter verantwortlich.

12. Verarbeitung im Rahmen von Geschäftsbeziehungen

Im Rahmen der Anbahnung und Abwicklung von Geschäftsbeziehungen verarbeiten wir die Kontaktdaten der Ansprechpartner unserer Kunden, Lieferanten und Partner, insbesondere Name, Funktion, dienstliche Anschrift, Telefonnummer und E-Mail-Adresse, sowie die zur Auftragsabwicklung erforderlichen Angaben.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für die Vertragserfüllung, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO für gesetzliche Aufbewahrungspflichten und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für die laufende Geschäftskommunikation.

Empfänger: Innerhalb unseres Unternehmens erhalten nur die Personen Zugriff, die die Daten zur Aufgabenerfüllung benötigen. Darüber hinaus geben wir Daten weiter an Steuerberatung, Banken, Transportdienstleister sowie an Vertriebs- und Installationspartner, soweit dies für die Abwicklung erforderlich ist. Bei Lieferungen in Drittländer erfolgt die Übermittlung an den dortigen Partner, soweit dies zur Vertragserfüllung notwendig ist.

Speicherdauer: sieben Jahre nach Ablauf des Geschäftsjahres entsprechend den handels- und abgabenrechtlichen Aufbewahrungspflichten, darüber hinaus für die Dauer möglicher Gewährleistungsansprüche.

13. Nutzung der VinPilot-Software

Die Steuerungssoftware wird auf einem Server im Betrieb des Kunden ausgeführt. Die Anbindung an unsere Plattform dient ausschließlich der Synchronisation für den Zugriff von außen und wird auf Servern eines Dienstleisters in Österreich betrieben. Verarbeitet werden dabei technische Prozessdaten der Anlagen. Soweit für den Zugang Benutzerkonten eingerichtet werden, erfolgt die Verarbeitung der zugehörigen Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO im Rahmen des Nutzungsverhältnisses.

14. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft über die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten, auf Berichtigung unrichtiger Daten, auf Löschung, auf Einschränkung der Verarbeitung sowie auf Datenübertragbarkeit.

Sie haben das Recht, einer Verarbeitung, die auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit zu widersprechen. Einer Verarbeitung zum Zweck der Direktwerbung können Sie jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen.

Erteilte Einwilligungen können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine Nachricht an die oben genannten Kontaktdaten.

15. Beschwerderecht

Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen das Datenschutzrecht verstößt, können Sie sich bei einer Aufsichtsbehörde beschweren. Die für uns zuständige Behörde ist die Österreichische Datenschutzbehörde, Barichgasse 40 bis 42, 1030 Wien, dsb@dsb.gv.at.

16. Erforderlichkeit der Bereitstellung

Die Bereitstellung Ihrer Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben. Ohne die für eine Anfrage oder einen Vertrag erforderlichen Angaben können wir Ihre Anfrage jedoch nicht bearbeiten beziehungsweise einen Vertrag nicht abschließen oder durchführen.

17. Automatisierte Entscheidungsfindung

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling findet nicht statt.

18. Änderungen dieser Erklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich die Verarbeitung oder die rechtlichen Rahmenbedingungen ändern. Es gilt die jeweils auf unserer Website veröffentlichte Fassung.